Definição
Briefing significa resumo, sumário. To trief significa resumir, fazer a apresentação sumariada de alguma coisa e, na linguagem militar, segundo o Webster’s, dar informações sobre um plano detalhado de ações que vai ser executado, por exemplo, brifar os pilotos antes de um ataque aéreo.
É isso o que irá fazer: dar informações abreviadas sobre o plano de trabalho. No início do projeto, o briefing será um relato conciso do perfil da empresa-cliente. Briefing, palavra inglesa que, como tantas outras, faz parte do modismo dos comunicólogos brasileiros; é um termo usado em publicidade, jornalismo e em relações públicas para indicar o conjunto de informações e diretrizes passadas, com antecedências e de forma reduzida, pela chefia, a quem irá executar uma determinada tarefa.
Em contrapartida, briefing significa, também, o rol de informações dadas pelo cliente a um profissional da comunicação para que ele possa preparar um projeto ou uma campanha para a sua empresa.
As informações colhidas junto à empresa-cliente, seguindo o roteiro dado, por meio de entrevistas, “auditoria de opinião”, “auditoria de comunicação” ou até de uma pesquisa institucional. Os dados colhidos permitirão fazer a análise do perfil do cliente e formular o diagnóstico e as propostas de atividades adequadas às suas necessidades de comunicação.
Levantamento de dados do briefing
A execução de um briefing postula o conhecimento da empresa-cliente.
Recursos para obter o maior número possível de informações sobre o cliente, por exemplo: levantamento de dados, entrevistas, auditoria de opinião, auditoria de comunicação, auditoria cultural e pesquisa institucional. Dependendo da localização e da composição do público empresarial, pode-se até utilizar uma auditoria antropológica.
A execução de um briefing postula o conhecimento da empresa-cliente.
Recursos para obter o maior número possível de informações sobre o cliente, por exemplo: levantamento de dados, entrevistas, auditoria de opinião, auditoria de comunicação, auditoria cultural e pesquisa institucional. Dependendo da localização e da composição do público empresarial, pode-se até utilizar uma auditoria antropológica.
Levantamento geral de dados
A elaboração de um briefing exige o levantamento de uma série de dados institucionais sobre a empresa escolhida antes dos primeiros contatos diretos com ela. Os dados gerais e setorizados sobre a empresa são obtidos em publicações especializadas, como anuários e por meio de informações colhidas em publicações da empresa-cliente, folhetos, revistas, jornais, na imprensa em geral e por meio de pessoas que nela trabalham ou a conhecem.
A elaboração de um briefing exige o levantamento de uma série de dados institucionais sobre a empresa escolhida antes dos primeiros contatos diretos com ela. Os dados gerais e setorizados sobre a empresa são obtidos em publicações especializadas, como anuários e por meio de informações colhidas em publicações da empresa-cliente, folhetos, revistas, jornais, na imprensa em geral e por meio de pessoas que nela trabalham ou a conhecem.
Entrevistas iniciais
Deve-se solicitar de início informações gerais já disponíveis em Folhetos Institucionais, Relatórios Anuais, Balanços, Catálogos de Produtos, de Promoções, História da Empresa, Manuais Internos, por exemplo, de Integração, Segurança, Atendimento ao Cliente, etc.
Deve-se solicitar de início informações gerais já disponíveis em Folhetos Institucionais, Relatórios Anuais, Balanços, Catálogos de Produtos, de Promoções, História da Empresa, Manuais Internos, por exemplo, de Integração, Segurança, Atendimento ao Cliente, etc.
Auditoria de opinião
“É de extrema importância para a organização, pois as pessoas tomam decisões tento como bases suas percepções. Isto quer dizer que podemos influenciar as decisões das pessoas se moldarmos suas atitudes e percepções.”. - Larry Williams.
“É de extrema importância para a organização, pois as pessoas tomam decisões tento como bases suas percepções. Isto quer dizer que podemos influenciar as decisões das pessoas se moldarmos suas atitudes e percepções.”. - Larry Williams.
Auditoria de comunicação
“A auditoria de comunicação organizacional define-se como um processo de diagnóstico que tem por finalidade examinar e melhorar os sistemas e práticas da comunicação interna da organização em todos os seus níveis.”. Federico Varona Madrid.
E avaliar o sistema e as práticas da comunicação da organização, tanto no nível macro como no micro. A outra dimensão destina-se ao estabelecimento de recomendações para promover as mudanças necessárias para melhorar o sistema e as práticas da comunicação da organização.
“A auditoria de comunicação organizacional define-se como um processo de diagnóstico que tem por finalidade examinar e melhorar os sistemas e práticas da comunicação interna da organização em todos os seus níveis.”. Federico Varona Madrid.
E avaliar o sistema e as práticas da comunicação da organização, tanto no nível macro como no micro. A outra dimensão destina-se ao estabelecimento de recomendações para promover as mudanças necessárias para melhorar o sistema e as práticas da comunicação da organização.
Auditoria da cultura empresarial
Ao examinar a cultura organizacional, é preciso voltar às suas origens. Conhecer sua história, o seu fundador ou fundadores, seus valores, as lideranças que continuaram a administrar a empresa e a estabelecer suas formas de relacionamento com públicos internos e externos. Nesse campo entram a ideologia, as crenças, os mitos, as políticas, tradições, costumes, normas e procedimentos e valores da organização. Muitos projetos de grandes gurus da comunicação já fracassaram, simplesmente por serem inadequados, não levando em conta a cultura organizacional.
Ao examinar a cultura organizacional, é preciso voltar às suas origens. Conhecer sua história, o seu fundador ou fundadores, seus valores, as lideranças que continuaram a administrar a empresa e a estabelecer suas formas de relacionamento com públicos internos e externos. Nesse campo entram a ideologia, as crenças, os mitos, as políticas, tradições, costumes, normas e procedimentos e valores da organização. Muitos projetos de grandes gurus da comunicação já fracassaram, simplesmente por serem inadequados, não levando em conta a cultura organizacional.
Pesquisa institucional
“Conhecer a organização, sua política, situação externa e interna, estrutura, os problemas que interferem no posicionamento da organização perante a opinião pública e os públicos, sistema de comunicação vigente interno e externamente.”. - Margarida Maria Krohling Kunsch.
“Conhecer a organização, sua política, situação externa e interna, estrutura, os problemas que interferem no posicionamento da organização perante a opinião pública e os públicos, sistema de comunicação vigente interno e externamente.”. - Margarida Maria Krohling Kunsch.
Sugestão para roteiro do briefing
10 aspectos a seguir:
1. Institucional/estrutura
- Dados cadastrais do cliente.
- Histórico (como nasceu a empresa e sua evolução).
- Organograma principal. Os organogramas secundários só constarão quando necessários para melhor identificação do objeto de estudo.
- Resumo da estrutura organizacional e administrativa da empresa-cliente.
- Ramo de atividade ou setor industrial a que pertence.
2. Princípios operacionais, filosofia de ação
- Políticas operacionais e administrativas.
- Código de Ética e Princípios Operacionais.
- Visão, missão, objetivos, estratégias, etc. da organização.
- Política administrativa e de pessoal.
- Cultura organizacional.
3. Público governamental
- Relacionamento com áreas governamentais: federais, estaduais e municiais.
4. Modernização
- Posição da empresa ante as transformações de hoje e adoção de processos ligados ao planejamento estratégico, à Qualidade Total, à reengenharia e outros.
- Públicos da empresa-cliente; identificar e descrever os públicos de interesse, sua importância para a continuação e sucesso nos negócios da empresa, atendimento ao cliente, à comunidade, etc.
5. Situação da empresa no mercado
- Setor em que a empresa opera – descrever o setor e a posição da empresa (verificar balanço, resultados obtidos, participação no setor, faturamento, etc.)
- Linha de produtos ou de prestação de serviços com suas especificações.
- Produtos principais.
- Qualificação dos produtos, serviços, qualidade, usos, vantagens para o cliente, etc.
- Principais fornecedores enquanto parceiros de negócios.
- Políticas de Marketing e Vendas.
- Sistemas de distribuição.
- Investimentos no setor, perspectivas.
6. Concorrência
- Analisar concorrentes do setor.
- Explicar a posição da empresa junto à concorrência, sua capacidade de produzir e competir.
- Examinar projetos de maior competitividade no mercado.
7. Sistema de comunicação e promoção institucional
- Analisar o sistema e as atividades de comunicação existentes na empresa, bem-sucedidos e malsucedidos.
- Projetos de comunicação já implantados ou tentativas já feitas.
- Elaborar descrição completa da mídia utilizada pela empresa para públicos internos e externos.
- Efetuar e descrição de campanhas institucionais e promocionais desenvolvidas pela empresa.
- Examinar falhas, incoerências, conflitos, necessidades de comunicação.
8. Comunicação
- Verificar o relacionamento com a comunidade e o nível de participação da empresa em projetos comunitários.
- Analisar os aspectos de interferência da empresa no sistema ecológico local.
- Considerar qual é a imagem que a comunidade tem da empresa.
9. Problemas críticos
- Verificar a existência de problemas críticos (pessoal, ecologia, poluição, localização, conflitos, comunidade, cliente, etc.).
10. Exame de situação
- Refletir sobre os dados coletados.
- Classificar os dados, ordená-los, dar explicações ordenadas, visando a conclusão do briefing, à preparação da pesquisa, do diagnóstico e do prognóstico.
Processamento dos dados levantados
O briefing não pode constitui-se apenas da criação de um rol de dados, como se fosse um check-list (...). Deve ser apresentado o perfil da empresa, retratando com fidelidade, de forma sucinta e bem estruturada, em excelente redação e com perfeita concatenação dos fatos, os aspectos essenciais que compõem a organização estudada, a situação em que se encontra em termos de comunicação com seus públicos.
O briefing não pode constitui-se apenas da criação de um rol de dados, como se fosse um check-list (...). Deve ser apresentado o perfil da empresa, retratando com fidelidade, de forma sucinta e bem estruturada, em excelente redação e com perfeita concatenação dos fatos, os aspectos essenciais que compõem a organização estudada, a situação em que se encontra em termos de comunicação com seus públicos.
FRANÇA, Fábio; FREITAS, Sidnéia Gomes. Manual de qualidade em projetos de comunicação. São Paulo: Pioneira, 1996. (p. 121-130).
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